活动执行都需要注意些什么

活动执行流程注意事项

一、活动前期

1、跟客户沟通到位，准确了解客户的投入预算，避免我们做的方案是10万，但客户却只想出5万来做本次活动。

2、尽可能了解客户的喜好、风格，最好能了解到客户的信仰以及成长、居住环境。了解客户的喜好，有利于我们做方案的调性，比如，客户是比较传统的人，我们做的方案偏向欧式，这样方案比较不容易通过；还要了解客户的信仰，因为有些信仰问题，有些方案不能做，比如基督教不喜欢风水学说这类方案。

二、活动执行中

1、确认好活动现场，做好拍摄及尺寸测量工作。相机、卷尺、皮尺、白纸、笔是勘查现场必备工具。

（1）拍照时要有正面图、侧面图、全景图等，总之照片能多则多。

（2）丈量尺寸时一定要有平面图，平面图越准确越好，平面图最好是先向客户索要，没有的话再手工画。

（3）勘查现场也是做现场物料的时候，所以回来后需要形成3份文件：现场照片、现场平面图、现场物料清单及尺寸、数量。

2、安排设计时，主要把设计清单列好，主要要标明名称、内容、尺寸（可视尺寸和制作尺寸）、材质、数量，还有截稿时间等。

效果图设计必须包含的文件有：现场布置平面图、整体效果图、局部效果图（入口效果图、舞台效果图—活动前、舞台效果图—活动中、指引牌效果图、签到处效果图、餐饮效果图、节目表演效果图等）。

平面设计稿中，舞台背景板，需要包含内容有：商家logo，活动主题，主办、协办、策划执行单位名称。

3、发制作时，主要沟通好制作尺寸、数量、材质等。

（1）抽奖券，注意有编码问题，一般用200G铜版纸腹膜（2张名片大小），或者用双胶纸，双胶纸制作时不要掉墨。

（2）邀请函封套，一般用哑粉纸腹膜，铜版纸最好不使用。

（3）VIP卡制作时间一般在7天左右，专版也得在4、5天。

（4）发报社刊登的硬广，应注意颜色，最好不用渐变色。

4、现场安装

（1）确定活动现场是否批下来。

（2）确认电源离活动现场的距离。

（3）清点物料数量及供货质量。

（4）确认安全选项，桁架、易碎物品、电源线等。

5、活动现场讲解会，是和客户深度沟通的一次重要会议，客户的所有成员基本都要参加，需要向客户讲解活动的整个执行流程，传达本次活动的目的，流程等，并安排对接人员。此次会议一般在现场活动执行的前3天或1周召开。

6、活动前一天

（1）给客户开总动员会议。

（2）打印简易流程，用粉色纸张打印，活动现场派发。

（3）公司内部再开协调会议，明确第2天现场各人员工作任务及再次确认各项物料是否备齐。

（4）需要打印材料：现场详细流程（现场工作人员人手1份）、主持人串词（2份，主持人1份，策划1份）、现场各成员通讯录（现场工作人员人手1份）、物料清单（相关负责人持有）。

（5）再次确认各工作人员到场时间，特别是主持人、演员等。

7、活动开始

（1）工作人员的着装。--已定做

（2）通话装备。--无线麦已准备4个

（3）笔记本。--现场工作人员每人1本，还未准备

（4）热风工作站：帐篷（有围幔，演员更换服装使用）、有配锁的箱子或袋子（装工作人员的包包等重要材料）--还未准备

（5）落实各项细节：舞台，灯光、音响、泡泡机、烟雾机、频闪、聚光灯等，人员上下台是否方便；签到区，餐饮区，观众区，休息工作区，

（6）注意各环节之间的串场，避免冷场。

（7）注意不同场之间的衔接和通知，指引嘉宾在不同的活动现场之间出席。

三、活动结束后

1、活动结束后，安保人员指导人流走向。

2、活动结束后，安排人员进行物料收集，做到谁负责布置，谁负责归位。

3、征询客户意见，预约下次沟通时间，并提醒尾款。

4、活动结束3天内开活动总结会，并把照片及相关文案发前台将活动情况上传到公司网站中。

5、活动结束后一周内要做文件归档。

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